IMPORTANCIA DE ENTERPRISE PROJECT MANAGER EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS TECNOLOGICOS PARA LAS PYMES EN LA CIUDAD DE SAN JUAN DE PASTO

INTRODUCCION

En los últimos años, con la adopción general de las tecnologías de información dentro las prácticas de gestión, la Empresa de Gestión de Proyectos (EPM por sus siglas en inglés) se ha hecho cada vez más específica y vital dentro de las organizaciones puesto que en la década de los noventas se hablaba de gestión sobre un único proyecto, en el nuevo milenio, el enfoque radica en el hecho de que los proyectos coexisten con muchos otros proyectos en la empresa, o puede formar parte de uno o más programas y que puede utilizar los diversos recursos que posee la empresa al igual que el talento humano para repartir la labor de planeación y ejecución de los proyectos que la empresa posea.

La gerencia de proyectos, es una ciencia que ha tomado auge gracias al desarrollo investigativo en pro del mejoramiento continuo dentro de las empresas, es por eso que las actuales tendencias van encaminadas a optimizar esta actividad y apoyar a los gerentes de proyectos para obtener un resultado óptimo al finalizar la ejecución del mismo. Por lo tanto y al igual que la tecnología avanza diariamente y le facilita al gerente de proyectos herramientas que apoyen su trabajo, existen algunas tendencias que optimicen la administración de proyectos, entre las que se cuenta con el Enterprise Project Management, cuya temática se aborda en el desarrollo de este proyecto

DESCRIPCION DEL PROBLEMA

El entorno de la región carece de áreas específicas que contribuyan al desarrollo de las organizaciones, puesto que no existe un direccionamiento estratégico que permite formular proyectos que beneficien a las organizaciones, debido a que no hay demasiada formación y cultura en cuanto al desarrollo de proyectos. Así mismo, no se tiene claridad sobre las ventajas que brindan los proyectos ya que en muchas ocasiones se consideran como un gasto, mas no, como lo que verdaderamente son, una inversión que tendrá un retorno en un determinado tiempo y que permitirá aumentar la productividad de las empresas.

No obstante, en la actualidad existen diversas concepciones sobre el manejo de proyectos en cualquier nivel y algunas empresas han adoptado formas de gerenciamiento a través de mecanismos como la metodología implementada por el PMI (Proyect Manager Institute), la cual se encuentra descrita en la guía de proyectos denominada PMBOK y otra adicional denominada PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments), desarrollada para el gobierno del Reino Unido, pero no se ha aprovechado el potencial que ellas ofrecen a través de la inclusión de una tendencia denominada EPM.

Sin embargo, esta tendencia, al igual que otras existentes en la actualidad no son claramente conocidas debido a que la mayoría de gerentes se dedican a trabajar con el modelo propuesto por el PMBOK y por lo tanto pierden la oportunidad de hacer más eficiente su administración y gestión, apoyados con nuevas visiones que permiten integrabilidad entre las metodologías existentes y las nuevas tendencias en esta área de la administración.

FORMULACION DEL PROBLEMA

Cómo optimizar la gestión y administración de proyectos tecnológicos en el entorno empresarial de las PYMES en la ciudad de San Juan de Pasto?

OBJETIVOS

GENERAL

Optimizar la gestión y administración de proyectos tecnológicos en el entorno empresarial de las PYMES en la ciudad de San Juan de Pasto mediante el uso del recurso Enterprise Project Management.

ESPECIFICOS

• Recolectar y analizar la información pertinente sobre el uso del Enterprise Project Management para proyectos tecnológicos

• Desarrollar una propuesta de proyecto tecnológico basado en la tendencia EPM

• Evaluar las ventajas y productividad del uso de EPM dentro del desarrollo de proyectos en las empresas

JUSTIFICACION

El desarrollo de este proyecto, permitirá conocer y comprender el futuro de la gerencia de proyectos basado en metodología PMBOK, además permitirá concientizar a los gerentes de las organizaciones que la creación de una EPM en el área de tecnología aporta al desarrollo de la organización, gracias al mejoramiento de procesos en cuanto a las TI y de esta manera, facilitar a los gerentes de proyecto nuevas expectativas en cuanto a administración de proyectos, gracias al apoyo del equipo de trabajo que dedica de manera exclusiva a la formulación y desarrollo de proyectos; de tal manera que los gerentes cuenten con herramientas innovadoras no solo a nivel de software, sino también a nivel de métodos de trabajo que complementen al PMBOK o a PRINCE2 mediante la formulación y ejecución de proyectos encaminados al mejoramiento e innovación tecnológica de las empresas, que contribuyan al fortalecimiento económico de ellas y por ende de la ciudad

El conocimiento de esta tendencia, permitirá una orientación acertada sobre el gerenciamiento de proyectos, y gracias al apoyo de las metodologías indicadas anteriormente se logrará la optimización y desarrollo en la gestión de proyectos.

VIABILIDAD

El proyecto presentado, es viable puesto que cuenta con los recursos necesarios en los tres niveles:

V. Técnica: Se cuenta con los conocimientos al igual que con los recursos necesarios para poder desarrollarlo.

V. Económica : El proyecto a desarrollar, no genera grandes costos para su implementación, los cuales se asumen por parte de los investigadores del mismo.

V. Tecnológica: Se cuentan con las herramientas suficientes para planear, dirigir y ejecutar el proyecto.

DELIMITACION Y ALCANCES

El proyecto se pretende desarrollar en un intervalo de tiempo relativamente corto y pretende describir la aplicabilidad de la tendencia EPM en proyectos de innovación tecnológica para las PYMES de la ciudad de San Juan de Pasto. El proyecto culmina con la presentación de la propuesta, dejando abierta la posibilidad de desarrollarla en un futuro por parte de otros grupos investigadores, mediante el trabajo de campo sobre la temática abordada.

MARCO TEORICO

ANTECEDENTES

En el momento de desarrollar la investigación, no se han encontrado antecedentes sobre la temática abordada dentro del entorno regional. A nivel general, se han encontrado algunas investigaciones y desarrollos los cuales se mencionan a continuación:

• Enterprise Project Management1, Propuesta investigativa desarrollada por el gobierno de Dakota del Norte (Estados Unidos), sobre algunos lineamiento que ellos han seguido, mediante la implementación de la tendencia EPM para su gestión de proyectos.

Los MRP aparecen a inicios de los años 70 como una solución al problema de gestión de materiales en producción. Rápidamente con la incorporación de técnicas de investigación de operaciones evolucionan para ser más que planificador de materiales y convertirse en planificadores de recursos de producción (MRP II), incorporando planeación de capacidad y distribución de productos. Un MRP (Material Requirement Planning) es definido como un software para la planeación de la materia y materiales necesarios para la producción.

Los ERP aparecen en los años 80 pero mucho antes ya venían operando y madurando para convertirse en lo que conocemos hoy en día. En los años 70 estos sistemas eran conocidos como sistemas administrativos, más bien orientados a procesos contables. Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software cuyo propósito es integrar los procesos de manufactura y administración financiera y de recursos humanos. Con el tiempo se incorporaron otras áreas como recursos humanos y poco a poco se integraron necesariamente con manufactura. Ambos sistemas evolucionaron en forma independiente pero se encontraron en un punto del tiempo y se integraron en uno solo, el ERP.

Es en la última década que se habla de los SChM, o SCM (Supply Chain Management). Son sistemas orientados a facilitar el control de la distribución de productos entre el productor y los distribuidores y los suplidores. Un SCM no puede sobrevivir mucho tiempo aislado, al igual que el MRP y los sistemas administrativos, están destinados a integrarse en un solo sistema. El que sobrevivan con un solo nombre y que siga siendo ERP u otro será el tiempo el que lo diga.

MARCO LEGAL

El desarrollo del proyecto se ampara en primera instancia bajo la ley de derechos de autor a nivel de propiedad intelectual, cuyos pensamientos y escritos colocados en el presente website, son responsabilidad de los autores del mismo.

El EPM, se puede constituir legalmente dentro de una organización como un área de la misma o como una empresa de dicada a la gestión y administración de proyectos que puede ser contratada por parte de las empresas o por parte de las administraciones municipales para llevar a cabo esta labor, en el primer caso, se requiere que esta área sea reconocida dentro del organigrama de la empresa y por lo tanto debe tener los componentes que justifican la implementación del área, el manual de funciones de la misma, al igual que del equipo de trabajo que la conforma y en caso de que se opte por la última opción, se deben realizar los trámites pertinentes para funcionar legalmente como empresa.

Para la administración de proyectos de esta área, se requiere que adopten una metodología de las existentes y por lo general se asume la desarrollada por el Project Manager Institute (PMI), que se encuentra compilada en la guía denominada PMBOK, razón por la cual la única forma de validar esta tendencia (EPM), es desarrollar su gestión a través de la metodología del PMI.

SUPUESTOS TEORICOS DE LA INVESTIGACION

PMI: Project Management Institute. Entidad encargada de elaborar las guías para la administración de proyectos, al igual que certificar gerentes de proyectos a través de los cursos que ellos desarrollan. DE acuerdo con información tomada de Wikipedia2. el PMI, fue creado en 1969 en la ciudad de Philadelphia (estados Unidos) y en el momento cuenta con sedes en 125 países del mundo, con el fin de expandir el gerenciamiento de proyectos y promueve la gestión de proyectos como una profesión.

EPM: Acrónimo de Enterprise Project Manager. Puede denominarse al área encargada del desarrollo de la empresa a través del gerenciamiento de proyectos de diversa índole, esta tendencia, ha dio evolucionando y en el momento no solo permite planificar, ejecutar y realizar el seguimiento de proyectos, sino que permite tener una Oficina de Administración de Proyectos (PMO) o manejar un portafolio de proyectos, cuyas ideas han sido capturadas y llevadas a una herramienta tecnológica denominada de la misma manera que esta tendencia (EPM). EPM y es desarrollada por Microsoft para el gerenciamiento de proyectos.

Es la administración de proyectos vista desde la perspectiva integral de la empresa. Actualmente existen organizaciones que se han abocado a tratar el tema de administración de proyectos en forma especializada, de ellos los más reconocidos son hoy día el PMI (Project Management Institute) y la IEEE (Institute for Electrical and Electronics Engineering) ambas en el ámbito de Estados Unidos de Norteamérica. Estas organizaciones conciben la administración de proyectos con los elementos básicos de la administración: control, recursos, presupuestación, organización, informes, etc.

Hablar de proyectos no solo es hablar de actividades, que es el enfoque simplificado tradicional. En realidad las actividades son solo un elemento del proyecto. Girar la administración de proyectos alrededor de las actividades es un error similar al que se comete al girar la administración de producción alrededor de la contabilidad. Lo que se necesita es ver la gestión de manera diferente, en su dimensión real. En un proyecto se registran gastos e ingresos, se adquieren bienes y se contrata personal, se realizan contratos y se producen informes de diversa índole. Se tiene contacto con proveedores y con contratistas, igual con los bancos y todo en una dimensión de tiempo temporal. Por lo tanto, visualizando lo anterior podemos adelantarnos a lo que debiera suceder en varios años más y prever que la administración de proyectos deberá sin lugar a dudas, estar integrada a otros sistemas de la organización como son:

1. Contabilidad

2. Adquisiciones

3. Finanzas

4. Recursos humano

5. Contrataciones

6. Producción

En una visión integral como la propuesta en este momento, las organizaciones se ahorrarán tiempo y oportunidad al contar con una solución avanzada que de todas formas tendrán que adoptar en algún momento, al igual que aquellas organizaciones que adquirieron el MRP y luego el MRP II, posteriormente los ERP, pensando ahora en adquirir el SChM. De esto surgen las preguntas ¿No sería mejor adquirir una solución ya completa en sí misma? Sí. Pero no todas las organizaciones están preparadas para el concepto integrado. Conforme pase el tiempo las organizaciones que hoy tienen un ERP se moverán a un SChM. Y aquellas que tienen un ERP y hacen ya administración de proyectos en alguna forma deberían moverse de inmediato a EPM para obtener los beneficios de la integración.

Aquellas organizaciones que poseen un ERP y hacen de manera informal trabajos en la modalidad de proyectos, deberían pensar seriamente en incorporar la cultura de proyectos y moverse luego rápidamente al mundo de administración por proyectos. Un EPM es el complemento que le falta a la organización para administrar apropiadamente las inversiones en tareas comunes que no necesariamente son parte de los sistemas productivos de la organización.

Al final EPM estará íntimamente integrado a los otros sistemas de la organización facilitando así el objetivo de “una organización digital”, como se muestra en la gráfica siguiente.

Figura 1. Una Organización Digital

Fuente: http://www.vitalit.co.cr/Articulos/EPM.pdf

En una organización integrada digitalmente se tendrá completa gestión de las necesidades: administrativas-financieras, de producción, de recursos humanos, de mercadeo, de distribución de gestión de proyectos.

PMBOK: Es una guía metodológica, denominada así por sus siglas en inglés “Project Management Body of Knowledge”, la cual consta de nueve puntos básicos orientados a la gestión, que se deben tener en cuenta para realizar la labor de gerente de proyectos, estos son: la integración, el tiempo, alcance, calidad, costos, recursos humanos, comunicación y logística. Adiciona a ello, se fundamenta en los cinco procesos básicos para desarrollar proyectos o programas:

• Inicio

• Planificación

• Ejecución

• Monitoreo y Control

• Cierre

La siguiente figura permite visualizar el ciclo de procesos que se orientan en el pmbok

Figura 1.

Fuente: http://www.iaap.com.ar/admin/IAAP_CertificacionPMP.pdf

En el momento se encuentra en la tercera edición en español, aunque se encuentra disponible en once idiomas, debido a la universalidad de esta metodología.

El pmbok, ha sido reconocido en el área de ingeniería como un estándar incluido en la IEEE con el número 1490, aplicable a proyectos de desarrollo de software y proyectos de ingeniería, entre otros. Es desarrollada por el PMI y está disponible en formato electrónico (PDF) o en medio impreso.

GERENCIA DE PROYECTOS: Según el concepto de la escuela de ingeniería de Antioquia, es la ciencia y el arte de administrar, dirigir y coordinar el talento humano, los recursos económicos, los recursos materiales y los recursos logísticos e informáticos para lograr objetivos y resultados previamente determinados, mediante la ejecución de un proyecto específico3. Esta concepción se fundamenta en la planeación, organización, dirección y control de las diversas etapas que integran un proyecto. La gerencia de proyectos, debe ser coordinada por una persona idónea en este campo, el cual debe poseer ciertas habilidades gerenciales, entre las que se destaca el liderazgo, la disciplina, la toma de decisiones y el empoderamiento; el cual se denomina el gerente de proyectos.

Entre las actividades que debe realizar un gerente de proyectos según mailxmail en uno de los cursos online que realizan, se encuentran:

• Dirección del Proyecto

• Planificación

• Programación

• Controles

• Organización de las actividades (coordinación, inclusive de la emisión de los documentos).

• Informes y comunicación

• Administración de las Licitaciones y contratos

• Fiscalización y auditoría de servicios

• Revisiones del Proyecto

• Reprogramación y acciones correctivas

• Entrada en operación o puesta en marcha

Si desea ampliar mas esta temática puede dirigirse a :

http://www.mailxmail.com/curso/empresa/proyectos_ingenieria/capitulo4.htm

FORMULACION DE HIPOTESIS

En el desarrollo del proyecto se ha planteado una hipótesis de investigación de tipo descriptivo y se enuncia a continuación:

La creación de una EPM dentro del área tecnológica en las empresas, permite mejorar el desarrollo empresarial de las organizaciones, gracias al apoyo tecnológico como resultado de los proyectos generados por las EPM

METODOLOGIA

ENFOQUE

El enfoque de la presente investigación es de tipo cualitativo, ya que pretende determinar y describir la importancia de una EPM para la administración de proyectos dentro de las empresas y que para el presente trabajo investigativo, sería en el área de innovación tecnológica para las PYMES del sector papelero en la ciudad de San Juan de Pasto.

TIPO DE INVESTIGACION

El tipo de investigación a aplicar es analítica – descriptiva, ya que pretende conocer, describir y compilar la importancia de tener una EPM como gestora de proyectos para las organizaciones, para luego poder sintetizar y analizar la adaptabilidad de ella en el entorno tecnológico de las PYMEs de nuestra ciudad.

INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE INFORMACION

FUENTES PRIMARIAS

La observación directa es un instrumento de recolección de información, el cual se emplea con el fin de conocer la manera en que las empresas realizan las labores de planeación y ejecución de proyectos.

FUENTES SECUNDARIAS

La información existente, será recolectada a través del uso de documentos en formato electrónico, consultas en internet y la aplicación de algunas encuestas al sector de PYMEs en la ciudad de San Juan de Pasto, cuyo formato se presenta en el link de anexos.

VALIDEZ Y CONFIABILIDAD DE LOS INSTRUMENTOS

Los instrumentos de recolección de información son confiables debido a que los documentos electrónicos existentes se han revisado con la ayuda de algunos expertos en el tema, al igual que los diversos sitios web que se han usado como referentes.

En cuanto a las encuestas, estas son válidas ya que se han elaborado buscando obtener información pertinente al desarrollo del proyecto y por lo tanto está orientada a capturar datos que sean útiles a la investigación.

POBLACION Y MUESTRA

Para la investigación se ha tomado como población referente las PYMEs del sector papelero de nuestra ciudad y por lo tanto se tomarán las tres empresas más significativas del sector, determinando de esta manera que es una muestra no probabilística.

PROCESAMIENTO DE INFORMACION

RECURSOS DE LA INVESTIGACION

PRESUPUESTO

El trabajo de investigación, requiere del siguiente presupuesto para su ejecución

Fuente: Esta investigación

FINANCIACION

El desarrollo de este proyecto investigativo, será financiado por los miembros del grupo investigador y se tendrá la colaboración de la alta gerencia de las empresas involucradas en la investigación, en lo concerniente a la financiación del material necesario para su ejecución.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (OTRO ARCHIVO)

RESULTADOS DE LA INVESTIGACION

El desarrollo de la investigación, ha permitido comprobar que en el entorno empresarial de la ciudad de San Juan de Pasto, no existe un área definida como EPM, debido a que se considera innecesaria dentro de las PYMEs, debido a que estas manejan una mentalidad conservadora en relación al desarrollo de proyectos tecnológicos que amplíen las oportunidades del negocio.

Esta tendencia conservacionista, es ampliada en las empresas puesto que los ingenieros de sistemas que en ellas laboran, no poseen buenas bases administrativas que les permitan definir estrategias para defender la aprobación de un proyecto, en torno a la relación coste-beneficio, es decir que busque alternativas en donde la importancia de tener una EPM dentro de la empresa se mire como una inversión que tendrá un retorno económico positivo cuando el proyecto obtenga su madurez en el tiempo estipulado para ello.

Una situación que merece incluirse en este resultado es que algunas empresas en la región han optado por certificarse con la norma ISO, a nivel de calidad y eso da origen a un nuevo pensamiento empresarial e inversionista, el cual puede ser aprovechado para gestionar la inclusión de las EPM dentro de las organizaciones y de esta manera comenzar los procesos de gerenciamiento de proyectos a nivel tecnológico como se pretende concientizar en este estudio realizado.

Otro de los resultados obtenidos en el desarrollo de la investigación y que parte de la misma filosofía conservacionista que poseen los actuales empresarios de las PYMEs, es que solo se hace un planeación a corto plazo sobre actividades que se realizarán en la empresa como puede ser el día en que se harán los inventarios, que equipo se debe tener para llevar a cabo este proceso, cada cuánto se hará la adquisición de mercancía, cómo se realizarán los pagos o los cobros, entre otros; notando claramente que existe una falta de pensamiento visionario sobre proyectos que permitan brindar un mejor servicio y atención al cliente, e incluso un expansionismo de la empresa

CONCLUSIONES

• La inclusión de EPM dentro de una empresa es de vital importancia para la proyección y expansión de la organización, además del mejoramiento en la calidad de servicio hacia el cliente

• La tendencia EPM, no ha logrado auge en nuestra región por encontrarse en desarrollo en la grandes ciudades y empresas a nivel de toda Latinoamérica.

• La optimización de PM, se logra a través de la implementación de una área EPM, que permita gestionar proyectos a nivel tecnológico para las PYMEs y de esta manera, contribuir al cumplimiento de la visión de la empresa

• El pensamiento clave sobre la aprobación de proyectos por parte de la alta gerencia hace énfasis en el retorno de la inversión teniendo en cuenta los factores de duración del mismo y la proyección de mejoramiento a nvel económico.

• La falta de argumentación por parte de los encargados de sistemas en las PYMEs hace que se rechacen los proyectos al no indicar claramente el retorno de la inversión

RECOMENDACIONES

• Concientizar a la alta gerencia sobre la inclusión de un PM dentro de la empresa, conel apoyo de una EPM

• Capacitar a los administradores de empresas y propietarios de negocios sobre la importancia y necesidad de tener gerentes de proyectos en las organizaciones

• Desarrollar seminarios que permitan mostrar los resultados de las empresas que han gerenciado proyectos.

• Capacitar a los ingenieros de sistemas para sustentar el desarrollo de proyectos de innovación tecnológica sobre el retorno de inversión.

BIBLIOGRAFIA

http://www.vitalit.co.cr/Articulos/EPM.pdf

http://www.microsoft.com/latam/office/project/prodinfo/epm/overview.mspx

http://www.mailxmail.com/curso/empresa/proyectos_ingenieria/capitulo4.htm

http://www.eia.edu.co/educacion/postgrados/empresas/index_proyectos.htm

http://www.state.nd.us/epm/

http://es.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Institute

http://www.pmi.org

http://www.pmicolombia.org

http://www.pmi.org.ve

http://www.pmicharters-mexico.org

pmbok.pdf. Guía para la gerencia de proyectos. PMI. 2005.

ANEXOS